V suterénu budovy (patře s označením -1) se nachází recepce. Na recepci se lze dovolat na čísle 234 063 333. Pokud máme dole nečekanou návštěvu, recepční by měli kontaktovat office manažerku, která informaci předá dál. V případě, že máme setkání v jednom ze salonků dole, informujeme recepci, aby hosty neposílali nahoru, ale do příslušné zasedačky.

Pokud čekáme dodání balíku a kurýr nás nezastihne v kanceláři, zásilky se většinou nechávají na recepci. V takovém případě se snažíme je co nejrychleji vyzvednout.

Přístupový kód do kanceláře je 2686#. Zaměstnanci a zaměstnankyně dle domluvy s nadřízeným po nástupu obdrží klíč od své kanceláře, případně dalších místností, je-li to potřeba. 

Pokud vlastní klíče nemám nebo je zapomenu doma, všechny jsou spolu s klíčem od zasedačky k dispozici v keyboxu na stěně v kanceláři ředitele. Klíče po vypůjčení okamžitě vracím zpět na jejich místo.

V případě krajní nouze lze kontaktovat recepci, kde mají všechny naše klíče v zapečetěné obálce. Pokud je nebudou chtít vydat, kontaktujeme office manažerku, která se spojí se správou budovy. Zapůjčení těchto klíčů se protokoluje.

V patře, kde sídlíme, máme k dispozici naši  oficiální zasedačku. Jako neformální místo ke schůzování pak můžeme využívat také jídelnu. 

Zasedačku rezervujeme přes rezervační systém Outlooku přidáním místnosti Reditelna1@amnesty.cz jako účastníka schůzky, nebo přímou volbou místnosti v políčku Místo konání. Místnost potvrzuje, zda je, či není volná, a to zpětným e-mailem (Přijato vs Odmítnuto). Pokud potřebujeme jednat v soukromí a Ředitelna je obsazená, případně chceme změnit prostředí, můžeme využít otevřený prostor lobby, kavárny v lobby, případně také salonků, které jsou k dispozici v přízemí.

Salonky dole v budově jsou pro menší počet účastníků (do cca 15) a můžeme je využívat zdarma. V horním patře se pak nachází zasedací místnost pro větší počet osob, cena pronájmu je pro nás jako nájemce 300/h + DPH. Všechny salonky se rezervují na e-mailu pozadavky@kodanska-4d.cz. Ve zprávě uvádíme den a čas konání + počet účastníků. Klíče si pak vyzvedáváme na recepci, kam je následně také vrátíme. 

Pokud jde o nečekanou schůzku, můžeme recepci požádat o zapůjčení klíčů i bez předchozí rezervace, ale tento způsob volíme spíše v krajních případech, nikoli jako běžnou praxi.

V budově je zavedena centrálně řízená klimatizace a v každé místnosti je na stěně kolečko pro její ovládání. Teplotu lze ovlivnit maximálně o 4 stupně. Pokud je nám v kanceláři velká zima nebo naopak teplo, poprosím office manažerku o zkontaktování pracovníků budovy, kteří klimatizaci upraví. 

Na budově jsou centrálně a automaticky ovládané venkovní rolety, se kterými nemůžeme nijak manipulovat. 

Na stěny chodeb nesmíme nic přidělávat nastálo, současná výzdoba je tedy „připevněna“ lepící gumou. V kanceláři si na stěny můžeme věšet, co sami zvládneme – tj. spíše lehké obrazy a nástěnky.

Pokud potřebujeme dát na stěnu nějaký těžší předmět, oslovíme office manažerku, která domluví návštěvu někoho ze správy budovy.

Nábytek řeší office manažerka nahodile, zpravidla pokud nám někdo nějaký nabídne, případně když vznikne naléhavější poptávka. Případný nákup nového vybavení podléhá schválení ředitele a office manažerky. 

Základní úklid nám zajišťuje firma, která funguje v celé budově (jde o vysypání košů, odstranění nečistot z podlahy apod.) Jinak samozřejmě platí, že po sobě všechno uklízíme – úklid ze strany budovy nepokrývá náš osobní nepořádek. Čistící prostředky najdeme ve skříňce pod kávovarem.

V budově se bohužel netřídí odpad. Pokud máme osobní potřebu a touhu odpadky přeci jen vytřídit, musíme je vynášet do tříděných kontejnerů sami. Ty se nachází všemi směry v těsné blízkosti budovy Jedny popelnice jsou směrem na Kodaňskou, další př. po cestě na Čechovo náměstí.

Pokud z kanceláře odcházím jako poslední, vždy ji zamknu. V takovém případě také zkontroluji, že je zamčená zasedačka a kancelář ředitele. Pokud ne, obě místnosti zamknu.

Po 19. hodině funguje už jen hlavní vstup přes vrátnici do ulice Kavkazská. 

Po 19. hodině a o víkendech se dá vejít pouze tímto vchodem. Pokud chci v budově zůstat déle, musím informovat recepci. Ta si může vyžádat OP.

Citace provozního řádu: Do veškerých prostor objektu je zakázán vstup zvířat s výjimkou vodících a asistenčních psů doprovázejících osoby s průkazem ZTP, TP nebo ZTP/P.

V suterénu (čili patře -1) se nachází pošta pro příjem, kam office manažerka dochází zhruba 2-3x týdně. Obyčejné dopisy máme uložené ve schránce č. 33, doporučené zásilky vydává zaměstnanec/zaměstnankyně ČP u okénka. Na doporučených dopisech musí být v první řadě napsáno, že směřují do AI (pokud bude jako první uvedeno jméno konkrétního člověka, je možné, že ho office manažerce nevydají). 

Pokud bude na dopisu jen jméno a ne organizace, bude na nástěnce u vstupu na poštu vyvěšeno oznámení.

Velké zásilky přiváží pošťák, pokud nás nezastihne, jsou uloženy na poště ve Sportovní ulici. 

Pro odeslání dopisů nebo balíků musíme na některou z poboček klasické pošty. Můžeme si od office manažerky vypůjčit zákaznickou kartu, abychom nemuseli vyplňovat podací lístky. Případně můžeme office manažerku o odeslání požádat.

Pokud k nám přichází někdo zvenku a neví, kde AI hledat, nepustí ho dole na recepci nahoru, pokud nebude schopen říct, za kým jde. Prosím, vždy to návštěvám sdělte. 

Pokud zvoní zvonek a za dveřmi vidíme neznámého člověka, nepouštíme ho dovnitř, dokud neřekne, za kým jde a co potřebuje. Pokud nebude s nikým domluvený, požádáme ho o strpení, ev. zkonzultujeme s příslušnou osobou a doneseme mu nazpět vizitku (pokud dotyčná osoba vizitku nemá, předáme běžnou kancelářskou např. s ručním dopsáním e-mailu). Pokud z osoby nemáme dobrý pocit, vždycky si s sebou přivedeme kolegu nebo kolegyni. Pokud mě kdokoli kdykoli o něco takového požádá, vždy a za každých okolností jeho prosbě vyhovím. 

V případě, že někdo z kolegů jedná s někým, koho neznáme a cítíme, že jednání není příjemné nebo se dotyčnému kolegovi obtížně ukončujeme, tzv. se vysvobozujeme – oslovením, zda jde dotyčný na tu schůzku, případně zavoláním na telefon.

V přízemí budovy máme sklad, klíče jsou k zapůjčení v keyboxu v ředitelně.

V objektu nemáme vyhrazena vlastní parkovací místa. Pokud jezdíme do práce autem, musíme si najít místo na ulici. 

Pokud očekáváme přívoz/odvoz nějakého nákladu, jsou dvě možnosti:

Preferovaná varianta: Přes office managera kontaktujeme správu budovy a informujeme je, že budeme v určitém období využívat nákladní rampu. Rampa se nachází v ulici Kavkazská, těsně před křižovatkou s ulicí Moldavská. Po příjezdu k rampě voláme na recepci (234 063 333), aby otevřeli závoru. V prostoru rampy pak stojíme výhradně jen přímo pod rampou a po nezbytně nutnou dobu – ostatní místa jsou rezervovaná jako parkovací. 

Další řešení: Pokud potřebujeme něco naložit nebo vyložit, můžeme vjet vchodem C z Kodaňské a stát na šedé ploše mezi hlavním vstupem do budovy a vstupem do skladu. Je dobré se předtím osobně ukázat na recepci a informovat je, že tam budeme chvíli stát. Hodina nebo dvě jsou úplně v pořádku. Až budete s autem u závory, zavolejte na 234 063 333. Stát můžeme pouze na místě označeném zelenou šipkou, nikde jinde.