U financí platí obecné pravidlo: když cokoliv platíme z Amnesty peněz, řešíme to se svým
nadřízeným a také s office manažerkou. Snažíme se o efektivní a hospodárné nakládání s finančními
prostředky.

Pokud budu potřebovat provést online platbu kartou, po konzultaci s vedením si ji u office manažerky vypůjčím, př. požádám o provedení platby – vždy uvádím, jestli jde o kartu Provozní, nebo projektovou. Jakmile provedu platbu, přijde řediteli Amnesty na telefon kód, který mi předá, aby se mohla platba dokončit. Pokud ředitel není v kanceláři, je dobré se s ním předem domluvit, že bude platba probíhat – aby věděl, že mu může přijít brzy kód a komu jej má poslat. Ihned po provedení platby předám doklad office manažerce, opět s uvedením střediska, kam se má účtovat. Údaje k platební kartě NIKDY neukládám.

Pokud mám menší výdaje, které zvládnu pokrýt vlastní hotovostí, donesu office manažerce doklad a požádám o proplacení. Tyto výdaje konzultuji se svým nadřízeným. U těchto výdajů se snažím být efektivní, tzn. pokud vím, že v jednom týdnu budu mít několik dokladů na menší částky a má finanční
situace tomu nebrání, řeším vše najednou. Pokud objednávám nějaké zboží na dobírku, informuji office manažerku, aby byla a) v kanceláři a b) měla dostatek hotovosti v pokladně.

Pokud budu potřebovat finanční zálohu na cokoli dopředu, rovněž zajdu za office manažerkou a vyplníme společně dokumentaci.

Pokud cestujeme, je po dokončení pracovní cesty nutné donést office manažerce vyplněný, vytištěný, schválený a podepsaný cesťák. Přikládáme k němu i lístky za vlak nebo autobus, případně ubytování, pokud potřebujeme proplatit. V případě cest po ČR má zaměstnanec nárok na proplacení tzv. stravného, nicméne je zvykem, že zaměstnanec může poskutnout vyplacené stravné jako dar. Zvláště v případech zahraničních cest stravné nabývá vysokých hodnot, dle vlastního uvážení věnujeme AI ČR jako dar částku, kterou považujeme za adekvátní.

AI ČR má v rámci Provozní pokladny omezenou částku v EUR, obvykle max. 150. Cestuji-li do zahraničí a potřebuji hotovost v cizí měně nebo financovanou z projektu, alespoň s týdenním předstihem o směnu požádám office manažerku, která mi měnu poskytne. V případě pozdního oznámení cesty mi může office manažerka předat hotovost v CZK jako zálohu a směnu nechat na mně. K vyúčtování pak předám doklady ze směnárny.

Potřebuji-li proplatit fakturu od dodavatele, zajistím ideálně ještě před předáním office manažerce podpis mého nadřízeného a určení střediska a projektu. Office manažerka poté zajistí úhradu. Faktury se proplácí přibližně 1x týdně, toto při předání zohledňuji – nemohu čekat, že bude
proplacena obratem. V případě, že potřebuji někomu fakturu vystavit, předám pokyny office manažerce.

Rozhodně se nehodí brát dřevěnou lať na člověka, po kterém chcete, aby vám lať proplatil. 

Naopak se sluší, pokud jste Michal a nosíte doklady najednou za tři měsíce, přidat čokoládu či jinou dobrotu dle preferencí zpracovatele.

“Já tady na tebe vydělávám a ty se flákáš” (kdo?? čí je citát??:DD)